Reisekosten steuerlich absetzen: Der komplette Leitfaden

Du kennst das: Geschäftsreisen können aufregend sein, aber sie hinterlassen oft ein Loch im Portemonnaie. Die gute Nachricht ist, dass viele dieser Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden können – wenn du weißt, wie. Dieser Leitfaden nimmt dich an die Hand und zeigt dir, wie du deine beruflich bedingten Reisekosten optimal beim Finanzamt geltend machen kannst.

Ob Flugtickets, Hotelübernachtungen oder die leckere Mahlzeit bei einem Geschäftstermin – wir erklären dir Schritt für Schritt, welche Kosten absetzbar sind, welche Nachweise du brauchst und wie du die Beträge korrekt in deiner Steuererklärung angibst.

[[IMAGE:1:Geschäftsperson mit Koffer und Laptop in einer Hotellobby, die Belege sortiert und in eine digitale Reisekostenabrechnungs-App eingibt]]

Grundlagen: Wann sind Reisekosten steuerlich absetzbar?

Bevor du dich in die Details stürzt, ist es wichtig zu verstehen, wann das Finanzamt überhaupt bereit ist, deine Reisekosten anzuerkennen. Der Schlüssel liegt in der beruflichen Veranlassung – einfach gesagt: Die Reise muss aus beruflichen Gründen notwendig sein.

Definition einer beruflichen Reise laut Steuerrecht

Im Steuerrecht wird eine Geschäftsreise als beruflich veranlasste Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte definiert. Dieser etwas sperrige Satz hat es in sich, denn er enthält bereits die wichtigsten Voraussetzungen:

• Berufliche Veranlassung: Die Reise muss aus beruflichen oder betrieblichen Gründen erfolgen.
• Abwesenheit von der Wohnung: Du musst deine häusliche Umgebung verlassen.
• Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte: Du musst von dem Ort entfernt sein, an dem du normalerweise arbeitest.

Besonders wichtig ist die Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte. Diese wird vom Arbeitgeber festgelegt und ist der Ort, an dem du regelmäßig arbeitest. Fahrten dorthin gelten nicht als Geschäftsreise, sondern werden über die Entfernungspauschale (den sogenannten „Pendlerpauschale“) abgerechnet.

Bei den zeitlichen Aspekten einer Dienstreise unterscheidet das Steuerrecht mehrere Szenarien:

• Eintägige Dienstreisen ohne Übernachtung
• Mehrtägige Dienstreisen mit Übernachtung
• Längerfristige berufliche Tätigkeiten an einem Ort (3 Monate und länger)

Der Unterschied zwischen Dienst- und Privatreisen erscheint auf den ersten Blick klar, kann aber in der Praxis durchaus Graubereiche aufweisen. Eine klare Trennung ist wichtig, denn private Reisekosten sind grundsätzlich nicht absetzbar. Bei gemischten Reisen – wenn also berufliche und private Elemente kombiniert werden – gilt das Aufteilungsgebot (dazu später mehr).

Für wen lohnt sich das Absetzen von Reisekosten?

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten unterscheidet sich je nach beruflichem Status und kann erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.

Besonders lohnend ist das Absetzen von Reisekosten für Vielreisende und Außendienstmitarbeiter:innen. Wenn du regelmäßig für deinen Job unterwegs bist, können sich hier schnell mehrere tausend Euro an absetzbaren Kosten zusammenaddieren.

Diese Reisekosten kannst du absetzen

Jetzt wird es konkret: Welche Ausgaben kannst du tatsächlich geltend machen? Hier ist eine Übersicht der wichtigsten absetzbaren Reisekosten und wie du dabei das Maximum herausholen kannst.

Fahrtkosten optimal geltend machen

Fahrtkosten bilden oft den größten Anteil der Reisekosten und bieten gleichzeitig ein erhebliches Potenzial zur Steuerersparnis.

Kilometerpauschale vs. tatsächliche Kosten

Bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs hast du zwei Optionen:

• Kilometerpauschale: Aktuell 0,30 € pro gefahrenem Kilometer für PKW (0,20 € für Motorräder). Diese Methode ist einfach und erfordert keine Belege für Benzin, Verschleiß, etc.
• Tatsächliche Kosten: Hierbei rechnest du die anteiligen tatsächlichen Fahrzeugkosten ab. Dies erfordert eine genaue Aufzeichnung aller Kosten und der beruflich gefahrenen Kilometer im Verhältnis zur Gesamtfahrleistung.

Tipp: Die Kilometerpauschale ist für die meisten Arbeitnehmer:innen die einfachere und oft auch günstigere Variante. Selbstständige mit teuren Fahrzeugen fahren mit der Abrechnung der tatsächlichen Kosten häufig besser.

Öffentliche Verkehrsmittel, Flugkosten und mehr

Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Flügen, Taxis oder Mietwagen kannst du die tatsächlichen Kosten absetzen. Wichtig ist hier:

• Bewahre alle Belege auf (Fahrkarten, Bordkarten, Taxi-Quittungen)
• Bei Bahnfahrten: Auch BahnCards sind anteilig absetzbar, wenn sie sich durch berufliche Fahrten amortisieren
• Bei Flugreisen: Economy Class ist in der Regel vollständig absetzbar, bei Business Class kann das Finanzamt nachhaken
• Bei Taxis: Besondere Begründung erforderlich (z.B. Zeitersparnis, kein ÖPNV verfügbar, Gepäcktransport)

Die Zahlung mit der richtigen Kreditkarte kann zusätzliche Vorteile bringen, etwa durch Reiseversicherungen oder Bonuspunkte.

Übernachtungskosten richtig abrechnen

Übernachtungen auf Dienstreisen lassen sich ebenfalls steuerlich geltend machen – entweder pauschal oder mit Einzelnachweis.

Pauschale vs. Hotelrechnung

Im Inland kannst du ohne Beleg eine Pauschale von 20 € pro Übernachtung ansetzen. Dies lohnt sich allerdings selten, da die tatsächlichen Kosten meist höher liegen und mit Beleg vollständig absetzbar sind. Beachte jedoch: Frühstückskosten müssen herausgerechnet werden (pauschal 20% des Übernachtungspreises, mindestens 5,60 €), da diese zum Verpflegungsmehraufwand gehören.

Private Übernachtungsmöglichkeiten

Wenn du bei Freund:innen oder Verwandten übernachtest, kannst du trotzdem die Pauschale von 20 € ansetzen. Ein netter Nebeneffekt: Du kannst deinen Gastgeber:innen ein Geschenk im Wert der Pauschale mitbringen und dieses ebenfalls absetzen.

Verpflegungsmehraufwand: Die komplexen Regelungen vereinfacht

Der Verpflegungsmehraufwand entschädigt dich pauschal für die erhöhten Kosten der Verpflegung auf Reisen. Hier gelten in Deutschland aktuell folgende Tagespauschalen:

• Eintägige Dienstreisen: 14 € (bei mind. 8 Stunden Abwesenheit)
• Mehrtägige Dienstreisen:
  • An- und Abreisetag: jeweils 14 € (unabhängig von der Abwesenheitsdauer)
  • Volle Reisetage: 28 € (bei 24 Stunden Abwesenheit)

Wichtig: Diese Pauschalen werden gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt oder diese in der Hotelrechnung enthalten sind:

• Frühstück: 20% Kürzung (5,60 €)
• Mittag- oder Abendessen: je 40% Kürzung (11,20 €)

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt werden. Diese können deutlich höher ausfallen als die Inlandspauschalen, etwa in teuren Städten wie London, New York oder Tokio.

Nebenkosten nicht vergessen

Viele Reisenebenkosten werden häufig übersehen, obwohl sie vollständig absetzbar sind:

• Parkgebühren: Mit Beleg vollständig absetzbar
• Internet und Telefon: Beruflich veranlasste Kommunikationskosten während der Reise
• Bewirtungskosten: Bei Geschäftsessen mit Kund:innen oder Geschäftspartner:innen (zu 70% absetzbar)
• Weitere Nebenkosten: Gepäckaufbewahrung, Garderobe, Trinkgelder, Visagebühren, etc.

Pro-Tipp: Fotografiere deine Belege direkt nach Erhalt mit dem Smartphone und nutze eine App zur Reisekostenabrechnung. So vermeidest du verlorene oder verblasste Belege.

[[IMAGE:2:Person scannt Reisebelege mit dem Smartphone ein, während die digitale Steuersoftware im Hintergrund die Daten automatisch kategorisiert und in eine Reisekostenabrechnung überträgt]]

Dokumentation und Nachweis: So überzeugst du das Finanzamt

Das Finanzamt verlangt stichhaltige Nachweise. Mit der richtigen Dokumentation stellst du sicher, dass deine Reisekosten anerkannt werden.

Diese Belege brauchst du unbedingt

Für eine wasserdichte Reisekostenabrechnung solltest du folgende Nachweise sammeln und aufbewahren:

• Reisekostenabrechnung: Detaillierte Aufstellung mit Angaben zu Reiseziel, Zeitraum, Zweck und Einzelkosten
• Fahrtbelege: Bahntickets, Flugbordkarten, Taxiquittungen, Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer
• Übernachtungsbelege: Hotelrechnungen (idealerweise mit separatem Ausweis des Frühstücks)
• Bewirtungsbelege: Restaurantquittungen mit Angabe der bewirteten Personen und des Gesprächsthemas
• Belege für Nebenkosten: Quittungen für Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, etc.

Die korrekte Form von Bewirtungsbelegen ist besonders wichtig, da das Finanzamt hier genau hinschaut. Ein korrekter Bewirtungsbeleg muss enthalten:

1. Name und Anschrift des Restaurants
2. Datum und Höhe der Bewirtungskosten (Einzelpositionen)
3. Namen aller bewirteten Personen
4. Anlass der Bewirtung (konkretes Gesprächsthema)
5. Deine Unterschrift

Die digitale Belegaufbewahrung ist mittlerweile vom Finanzamt anerkannt, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die digitalen Kopien müssen:

• mit dem Original übereinstimmen
• während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein
• jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein

Reisekosten-Tagebuch führen: Muster und Tipps

Ein gut geführtes Reisetagebuch kann Gold wert sein, besonders bei Nachfragen vom Finanzamt. Es sollte folgende Informationen enthalten:

Als digitale Alternativen zum klassischen Papier-Reisetagebuch bieten sich spezielle Apps an, die oft auch die Belegerfassung per Kamera ermöglichen. Beliebte Tools sind:

• Lexware Reisekosten (umfassende Lösung für Unternehmen)
• DATEV Reisekosten (für Steuerberater:innen und deren Mandant:innen)
• Taxfix oder Wundertax (für Privatpersonen)
• Specialized Apps wie Expensify oder Concur (international tätige Unternehmen)

Reisekosten in der Steuererklärung eintragen

Der letzte Schritt ist die korrekte Übertragung all deiner gesammelten Reisekosten in die Steuererklärung.

Die richtigen Formulare und Anlagen

Je nach beruflichem Status werden Reisekosten in unterschiedlichen Anlagen der Steuererklärung eingetragen:

• Arbeitnehmer:innen: Anlage N (Werbungskosten bei Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit)
• Selbstständige: Anlage S oder Anlage G (bei Gewerbetreibenden)
• Freiberufler:innen: Anlage S
• Gewerbetreibende mit EÜR: Zusätzlich Anlage EÜR

Schritt-für-Schritt Anleitung für ELSTER & Co.

Wie bei allen finanziellen Angelegenheiten ist Vorsicht geboten, besonders bei der Steuererklärung. So gehst du am besten vor:

1. Vorbereitung: Stelle alle Belege zusammen und erstelle eine Gesamtübersicht deiner Reisekosten nach Kategorien.
2. ELSTER öffnen: Logge dich in dein ELSTER-Konto ein und wähle die entsprechende Steuererklärung aus.
3. Richtige Anlage auswählen: Je nach Status (s.o.) die entsprechende Anlage öffnen.
4. Reisekosten eintragen:
   • In der Anlage N findest du die Zeilen für Reisekosten im Abschnitt „Werbungskosten“
   • Trage die verschiedenen Kostenarten in die entsprechenden Felder ein (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, etc.)
5. Belege als Nachweis beifügen: Bei elektronischer Abgabe kannst du Belege als PDF hochladen, wenn das Finanzamt diese anfordert.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest:

• Doppelte Erfassung von Kosten (z.B. sowohl als Pauschale als auch als Einzelnachweis)
• Vergessen der Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
• Falsche Berechnung der Abwesenheitszeiten
• Unzureichende Belege für Geschäftszweck (besonders bei gemischten Reisen)

Spezialfälle und Besonderheiten

In manchen Situationen gelten besondere Regeln für Reisekosten, die du kennen solltest.

Auslandsreisen steuerlich absetzen

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten einige Besonderheiten:

Länderspezifische Pauschalen

Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich eine Liste mit länderspezifischen Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen. Diese können deutlich höher liegen als die Inlandspauschalen.

Beispiele für Verpflegungspauschalen (voller Tag) in ausgewählten Ländern:

• USA (New York): 62 €
• Schweiz (Genf): 64 €
• Japan (Tokio): 66 €
• Vereinigtes Königreich (London): 62 €

Tipp: Die aktuellen Pauschbeträge findest du auf der Website des Bundesfinanzministeriums. Diese werden in der Regel zum Jahreswechsel aktualisiert.

Währungsumrechnung

Bei Auslandsbelegen musst du die fremde Währung in Euro umrechnen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Kreditkartenabrechnung: Wird der tatsächlich abgebuchte Euro-Betrag verwendet
• Umrechnungskurse der EZB: Bei Barzahlung kannst du die offiziellen Umrechnungskurse der Europäischen Zentralbank verwenden

Gemischte Reisen: Wenn Berufliches und Privates sich mischen

Bei Reisen, die sowohl berufliche als auch private Elemente enthalten, wird es steuerlich komplizierter. Hier gilt das sogenannte „Aufteilungsgebot“.

Diese Aufteilungsmaßstäbe akzeptiert das Finanzamt:

• Zeitlicher Aufteilungsmaßstab: Anteil der beruflichen Tage an der Gesamtreisedauer (z.B. 3 Tage beruflich, 4 Tage privat = 3/7 beruflich)
• Anlass der Reise: Bei klar überwiegendem beruflichen Anlass können Reisekosten vollständig absetzbar sein, während zusätzliche Kosten für private Aktivitäten privat bleiben
• Strikte Trennung: Manche Kosten lassen sich eindeutig zuordnen (z.B. Eintrittsgelder für private Aktivitäten)

Home-Office, Telearbeit und mobile Arbeit

Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt verändert und auch steuerliche Auswirkungen auf Reisekosten. Aktuell gelten folgende Regelungen:

Abgrenzung zur Dienstreise

Beim Home-Office ist dein Zuhause deine erste Tätigkeitsstätte. Fahrten zu Kunden oder zur regulären Arbeitsstätte können daher als Dienstreise gelten, wenn sie nicht regelmäßig stattfinden.

Corona-Sonderregelungen

Während der Pandemie wurden temporäre Erleichterungen eingeführt, wie die Home-Office-Pauschale von 5 € pro Tag (max. 600 € im Jahr). Informiere dich über die aktuell gültigen Regelungen, da diese sich ändern können.

Zukunft der Reisekostenabrechnung

Mit zunehmender Digitalisierung und flexibleren Arbeitsmodellen dürften sich auch die steuerlichen Rahmenbedingungen weiterentwickeln. Besonders relevante Trends sind:

• Vereinfachte digitale Nachweisführung
• Anpassung der Pauschalen an neue Arbeitsmodelle
• Spezielle Regelungen für Arbeitnehmer:innen mit wechselnden Einsatzorten

Fazit: Reisekosten clever absetzen

Das Absetzen von Reisekosten kann deine Steuerlast erheblich reduzieren. Die Grundvoraussetzung ist immer der berufliche Anlass der Reise sowie eine sorgfältige und vollständige Dokumentation aller relevanten Ausgaben.

Mit den richtigen Strategien und einer guten Vorbereitung kannst du das Maximum aus deinen beruflichen Reisen herausholen – sowohl in Bezug auf deine beruflichen Ziele als auch auf die steuerlichen Vorteile.

Denk daran: Bei komplexeren Sachverhalten, besonders bei hohen Summen oder gemischten Reisen, kann die Beratung durch Steuerexpert:innen sinnvoll sein. Die Kosten hierfür sind übrigens ebenfalls als Werbungskosten absetzbar!

Hast du alle Tipps im Blick? Dann steht deiner nächsten Geschäftsreise – und der optimalen steuerlichen Verwertung – nichts mehr im Weg!