Welche Kosten können Selbstständige steuerlich absetzen?

Als Selbstständige:r hast du viele Freiheiten – aber auch die Verantwortung, deine Steuern korrekt zu berechnen und zu optimieren. Eines der wichtigsten Instrumente dabei ist die Absetzung von Betriebsausgaben. Doch welche Kosten kannst du tatsächlich von der Steuer absetzen? Und wie maximierst du dabei legal deinen Steuervorteil?

In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über steuerlich absetzbare Kosten für Selbstständige – vom Grundprinzip der betrieblichen Veranlassung bis hin zu speziellen Gestaltungsmöglichkeiten, die deine Steuerlast erheblich reduzieren können.

[[IMAGE:1:Eine Selbstständige sitzt an ihrem Schreibtisch mit Laptop und sortiert Belege, während sie einen Taschenrechner benutzt]]

Grundlagen der steuerlichen Absetzbarkeit für Selbstständige

Bevor wir in die Details eintauchen, solltest du die grundlegenden Prinzipien verstehen, nach denen die Finanzverwaltung entscheidet, welche Kosten absetzbar sind und welche nicht.

Betriebsausgaben vs. Privatausgaben

Der wichtigste Grundsatz: Nur Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind, können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Die rechtliche Definition findet sich in § 4 Abs. 4 EStG:

„Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Klingt einfach, führt in der Praxis aber oft zu Abgrenzungsproblemen. Hier die wichtigsten Kriterien:

• Betriebsausgaben stehen in direktem Zusammenhang mit der Erzielung von Einnahmen aus deiner selbstständigen Tätigkeit.
• Privatausgaben dienen hingegen der Lebensführung und sind steuerlich nicht absetzbar – auch wenn sie indirekt deine Arbeitsfähigkeit erhalten (z.B. normale Lebensmittel, Urlaub).

Die betriebliche Veranlassung muss bei einer Prüfung nachweisbar sein. Es gilt: Je besser du dokumentierst, desto sicherer ist die steuerliche Anerkennung.

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit

Neben der betrieblichen Veranlassung musst du weitere Aspekte beachten, damit deine Ausgaben vom Finanzamt anerkannt werden:

Ein häufiger Fehler: Viele Selbstständige versäumen es, kleine Ausgaben zu dokumentieren, die in Summe jedoch einen beträchtlichen Steuervorteil bringen können. Daher mein Tipp: Führe ein konsequentes und lückenloses Belegmanagement – es lohnt sich!

Büro und Arbeitsplatz: Absetzbare Kosten

Der Arbeitsplatz verursacht für die meisten Selbstständigen erhebliche Kosten. Diese lassen sich in vielen Fällen steuerlich absetzen.

Arbeitszimmer und Homeoffice

Wenn du von zu Hause arbeitest, sind die Kosten für dein Arbeitszimmer unter bestimmten Bedingungen absetzbar:

1. Vollständige Absetzbarkeit: Wenn dein Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen Tätigkeit bildet, kannst du sämtliche Kosten geltend machen.
2. Absetzbarkeit bis 1.250 Euro: Wenn dir für bestimmte berufliche Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
3. Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr: Alternativ kann seit 2023 die Homeoffice-Pauschale genutzt werden, ohne dass strenge Anforderungen an das Arbeitszimmer erfüllt sein müssen.

Ein häusliches Arbeitszimmer muss:

• ausschließlich beruflich genutzt werden
• räumlich vom privaten Wohnbereich getrennt sein
• den Charakter eines Büros haben

Bei anteiliger Absetzung wird üblicherweise die Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche berechnet. Diese Quote wird dann auf die anfallenden Kosten (Miete, Nebenkosten, etc.) angewendet.

Büroausstattung und Arbeitsmittel

Fast alle beruflich genutzten Arbeitsmittel sind steuerlich absetzbar, wobei zwischen Sofortabschreibung und Abschreibung über die Nutzungsdauer unterschieden wird:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Gegenstände bis 800 Euro (netto) können sofort komplett abgesetzt werden.
• Teurere Anschaffungen: Müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (z.B. Computer über 3 Jahre).

Zu den typischen absetzbaren Arbeitsmitteln gehören:

• Computer, Drucker, Monitore
• Büromöbel (Schreibtisch, Stuhl, Regale)
• Fachliteratur und Fachzeitschriften
• Software und digitale Tools
• Büromaterial und Verbrauchsgüter

Auch Cloud-Dienste und digitale Software-Abonnements zählen als Betriebsausgaben und können im Jahr der Zahlung vollständig abgesetzt werden.

Fahrzeug- und Reisekosten absetzen

Mobilität verursacht im Geschäftsleben oft hohe Kosten – umso wichtiger ist die optimale steuerliche Behandlung dieser Ausgaben.

[[IMAGE:2:Ein Selbstständiger steht neben seinem Auto mit Notebook und Terminkalender in der Hand, im Hintergrund ist eine Stadt zu sehen]]

Kfz-Kosten optimal absetzen

Bei der Abrechnung von Fahrzeugkosten hast du zwei grundlegende Methoden zur Auswahl:

Bei der Entscheidung zwischen Leasing und Kauf spielen nicht nur betriebswirtschaftliche, sondern auch steuerliche Überlegungen eine Rolle:

• Beim Kauf kannst du die Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer (meist 6 Jahre) abschreiben.
• Beim Leasing sind die monatlichen Raten direkt als Betriebsausgaben absetzbar.

Geschäftsreisen und Verpflegungsmehraufwand

Bei Geschäftsreisen kannst du folgende Kosten absetzen:

• Fahrtkosten: Entweder die tatsächlichen Kosten oder Pauschalen (z.B. 0,30 € pro gefahrenem Kilometer bei Pkw-Nutzung)
• Übernachtungskosten: In tatsächlicher Höhe mit Beleg
• Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer:
  • Mehr als 8 Stunden: 14 € (2023)
  • 24 Stunden: 28 € (2023)
  • An- und Abreisetag: jeweils 14 € (2023)
• Reisenebenkosten: z.B. Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Internet im Hotel

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Verpflegungspauschalen, die vom BMF regelmäßig aktualisiert werden.

Versicherungen und Vorsorge als Betriebsausgaben

Als Selbstständige:r trägst du das volle Risiko – umso wichtiger ist ein durchdachter Versicherungsschutz, der zudem oft steuerlich absetzbar ist.

Betriebliche Versicherungen

Folgende Versicherungen können in der Regel vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden:

• Berufshaftpflichtversicherung: Schützt vor finanziellen Folgen bei Schadenverursachung im beruflichen Kontext
• Rechtsschutzversicherung: Sofern sie berufliche Rechtsstreitigkeiten abdeckt
• Betriebsunterbrechungsversicherung: Sichert Einnahmeausfälle bei Betriebsunterbrechung
• Cyber-Versicherung: Schutz vor Schäden durch Hackerangriffe und Datenverlust
• Berufsunfähigkeitsversicherung: Bei eindeutiger Zuordnung zum Betrieb

Bei gemischten Versicherungen, die sowohl private als auch betriebliche Risiken abdecken, ist eine anteilige Absetzung möglich, sofern eine klare Trennung erfolgt.

Altersvorsorge für Selbstständige

Die Altersvorsorge nimmt steuerlich eine Sonderstellung ein, da sie meist nicht als Betriebsausgabe, sondern als Sonderausgabe geltend gemacht wird. Dennoch sind einige Gestaltungen möglich:

Eine solide Vorsorge ist besonders für Selbstständige wichtig, da keine Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung bestehen. Die steuerliche Förderung solltest du daher optimal nutzen.

Weitere absetzbare Betriebsausgaben

Neben den bereits genannten Kostenarten gibt es viele weitere Ausgaben, die deine Steuerlast reduzieren können.

Marketing und Weiterbildungskosten

In der wettbewerbsintensiven Geschäftswelt sind Marketing und kontinuierliche Weiterbildung unverzichtbar – und meist vollständig absetzbar:

• Werbung und PR: Anzeigen, Werbekampagnen, Sponsoring, Werbegeschenke (bis 10 € netto pro Empfänger)
• Online-Präsenz: Webseiten-Erstellung, Hosting, Domain-Kosten, SEO, Social Media Marketing
• Weiterbildung: Seminare, Workshops, Online-Kurse, Coachings (sofern beruflich relevant)
• Fachliteratur: Bücher, digitale Publikationen, Fachzeitschriften, Datenbanken
• Messen und Events: Teilnahmegebühren, Standmiete, Reisekosten, Verpflegung

Wichtig: Bei Weiterbildungen muss ein konkreter Bezug zur aktuellen beruflichen Tätigkeit bestehen. Eine komplette Neuorientierung wird steuerlich nicht als Fortbildung, sondern als nicht absetzbare Ausbildung gewertet.

Mitarbeiter- und Fremdleistungskosten

Wenn du mit anderen zusammenarbeitest, entstehen weitere absetzbare Kosten:

• Gehälter und Lohnnebenkosten: Vollständig absetzbar, inklusive Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Freelancer-Honorare: Zahlungen an freie Mitarbeiter:innen und Dienstleister:innen
• Steuerberatungskosten: Komplett absetzbar als Betriebsausgabe
• Rechtliche Beratung: Anwaltskosten für betriebliche Angelegenheiten
• Buchführung: Kosten für externe Buchhalter:innen oder Buchhaltungssoftware

Der Einsatz von externen Spezialist:innen kann oft nicht nur deine Effizienz steigern, sondern durch die steuerliche Absetzbarkeit auch wirtschaftlich sinnvoll sein.

Sonderfälle und besondere Gestaltungsmöglichkeiten

Für bestimmte Situationen bietet das Steuerrecht besondere Möglichkeiten, die deine Steuerlast erheblich reduzieren können.

Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibungen

Diese Instrumente erlauben es, Steuern vorzuverlagern und Liquidität zu schonen:

• Investitionsabzugsbetrag (IAB): Ermöglicht die vorgezogene gewinnmindernde Berücksichtigung von bis zu 50% der geplanten Anschaffungskosten (max. 200.000 € pro Betrieb).
• Sonderabschreibung: Zusätzlich zur normalen Abschreibung können 20% der Anschaffungskosten innerhalb der ersten fünf Jahre abgeschrieben werden.

Voraussetzungen für den IAB (Stand 2023):

• Betriebsvermögen max. 200.000 € zum Schluss des Wirtschaftsjahres
• Das Wirtschaftsgut muss mind. bis zum Ende des auf die Anschaffung folgenden Wirtschaftsjahres zu mind. 90% betrieblich genutzt werden
• Die Investition muss innerhalb von drei Jahren erfolgen

Das Timing von Anschaffungen kann erhebliche steuerliche Auswirkungen haben. Ein strategischer Ansatz wäre, in erfolgreichen Jahren größere Investitionen zu tätigen, um die Steuerlast zu senken.

Gemischte Aufwendungen und private Mitveranlassung

Viele Ausgaben haben sowohl einen betrieblichen als auch einen privaten Anteil. Hier die wichtigsten Grundsätze:

• 10%-Grenze: Ist der private Nutzungsanteil nicht höher als 10%, kann die gesamte Ausgabe als Betriebsausgabe behandelt werden.
• Aufteilungsmaßstäbe: Je nach Art der Aufwendung können unterschiedliche Schlüssel angewendet werden (zeitanteilig, flächenanteilig, mengenanteilig).

Beispiele für typische gemischte Aufwendungen:

Finanzieller Spielraum ist für Selbstständige entscheidend – durch korrekte steuerliche Planung und Dokumentation gemischter Aufwendungen kannst du diesen erheblich erweitern.

Fazit: Steuerlast durch kluge Absetzung minimieren

Als Selbstständige:r kannst du eine Vielzahl von Betriebsausgaben steuerlich geltend machen und damit deine Steuerlast erheblich reduzieren. Die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

• Trenne konsequent zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben
• Führe ein lückenloses Belegmanagement
• Nutze Gestaltungsspielräume wie den Investitionsabzugsbetrag
• Beachte bei gemischten Aufwendungen die korrekten Aufteilungsmaßstäbe
• Optimiere deine Arbeitsplatz- und Fahrzeugkosten für maximale Steuervorteile

Eine professionelle Steuerberatung kann sich schnell amortisieren, da Expert:innen oft Absetzungsmöglichkeiten erkennen, die du selbst übersehen hättest. Die Kosten für die Steuerberatung sind übrigens – wie du nun weißt – selbst wiederum vollständig absetzbar.

Mit diesem Wissen und einer strategischen Planung deiner Betriebsausgaben kannst du die steuerlichen Vorteile optimal nutzen und so die finanzielle Basis deiner Selbstständigkeit weiter stärken.

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine Steuerberatung im rechtlichen Sinne dar. Steuergesetze ändern sich regelmäßig. Konsultiere für deine individuelle Situation eine:n Steuerberater:in.